Referenzdatenbank für das Universitätsklinikum

Projektziel

In das Informations-/Abrechnungssystem der Verwaltung (SAP/IS-H) werden täglich durchschnittlich 400 Fälle neu erfasst. Diese Daten stehen für Fragestellungen außerhalb des Verwaltungssystems nicht (oder nur mit größerem Aufwand) zur Verfügung. Die Referenzdatenbank wurde entwickelt, um wesentliche Patientenidentifikationsdaten und weitere Informationen zu klinischen Fällen auf einfache Weise verfügbar zu machen. Sie ersetzt inzwischen u. a. die Datensammlung der klinischen Dokumentation.
Datenbestand.

Der Datenbestand umfasst derzeit Daten von ca. 380 000 Patienten mit durchschnittlich 1.8 Fällen aus folgenden Quellen:
Aus der ehemaligen klinischen Dokumentation wurden stationäre Fälle der Jahre 1995-1998 übernommen. Sie beinhalten folgende Informationen:
 

• Fachabteilungsphasen
• Haupt- und Nebendiagnosen mit diagnostizierender Fachabteilung, Diagnosedatum, Diagnoseart und Zuordnung zur Fachabteilungsphase
• Operationen
• Fallpauschalen und Sonderentgelte

Seit September 1998 werden annähernd zeitnah Falldaten über die Subsystemschnittstelle des Patientenverwaltungssystems empfangen (bis Juli 1999 aus dem KLASSIK-System, seitdem aus SAP/IS-H). Aus diesem Zeitraum sind folgende Inhalte verfügbar:

• Patientenidentifikationsdaten mit Adresse und Angaben zur Krankenversicherung
• Stationäre Fälle mit Verlegungshistorie (auch vor- und nachstationäre Besuche),
• Angaben zur Behandlungskategorie,
• Aufnahme- und Entlassungsart etc.
• Ambulante Besuche (in größerem Umfang erst seit SAP/IS-H; der Grad der Vollständigkeit ist nicht bekannt)
• Haupt- und Nebendiagnosen mit diagnostizierender Fachabteilung, Diagnosedatum, Diagnoseart und Zuordnung zum Aufenthalt/Besuch (soweit möglich)
• Angaben zu Operationen (nur aus dem KLASSIK-System bis Juli 1999)

Serviceleistungen

Auf der Basis des resultierenden Datenbestands werden folgende Leistungen angeboten:

• Fallrecherchen/Datenmaterial für Statistiken: Mit schriftlicher Genehmigung der jeweiligen Fachkliniksleiter können Patienten-/Falldaten zu definierten Fragestellungen (Fälle zu bestimmten Diagnosen innerhalb eines definierten Zeitraums aus der entsprechenden Fachklinik) zur Verfügung gestellt werden. Sie können das hier vorbereitete Anforderungsschreiben verwenden (ausdrucken, ausfüllen und an die Datenschutzbeauftragte, Frau Dr. Irene Reinisch (reinisch »AT« imbei.uni-mainz.de), senden).
• Abgleich von Datenbeständen: Abteilungen mit eigenen Systemen bzw. Patientendatenbeständen, die in der Vergangenheit keine Zuordnung der Fall-/Patientendatensätze zu den Aufnahme- oder Patientenidentifikationsnummern der Verwaltung mitgeführt haben, wird ein Abgleich ihres Patientenbestands angeboten. Zu jedem Satz aus Name, Vorname, Geburtsdatum und evtl. dem Geburtsnamen wird die korrespondierende Patientenidentifikationsnummer mit Hilfe eines abgestuften Matchverfahrens ermittelt. Dabei werden auch Schreibfehler, verschiedene Schreibweisen von Namen und typische Fehler in Datumsangaben berücksichtigt. Die Ergebnisse werden mit einem Qualitäts-Score für die Zuverlässigkeit der Zuordnung versehen. Auf Wunsch werden auch weitere Attribute (z. B. aktuelle Adressen) aus dem Datenbestand der Referenzdatenbank mitgeliefert.
• Unterstützung von Projekten und Abteilungssystemen, die nicht an das Kliniks-Kommunikationssystem angeschlossen sind: Zu diesem Zweck können einmalig oder in regelmäßigen Zeitabständen definierte Auszüge aus der Referenzdatenbank zur Verfügung gestellt werden (z. B. Stamm- und Aufenthaltsdaten von Patienten, die innerhalb eines definierten Zeitraums in die entsprechende Klinik aufgenommen oder aus ihr entlassen wurden).
  
  

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Dr. Marita Muscholl, Tel. 5062,  panholzer»AT«imbei.uni-mainz.de.

Weitere Nutzung der Referenzdatenbank

• Indexdaten für die Archivierung von Krankenakten: Um Krankenakten im digitalen Patientenaktenarchiv wiederfinden zu können, müssen den digitalisierten (gescannten) Akten vor der Ablage im digitalen Archiv sog. Indexdaten zugewiesen werden. Als Indexdaten werden Patientenstammdaten wie Patientennummer, Name, Vorname oder Geburtsdatum, aber auch Angaben über die Aufenthalte des Patienten im Klinikum wie z.B. die Fallnummern benötigt. Den Vorgaben des Klinikvorstandes entsprechend, dass Patientenakten spätestens sieben Jahre nach Aufenthaltsende archiviert werden sollten, werden Patienten- und Aufenthaltsinformationen ab 1995 benötigt. In der Patientendatenbank des SAP/IS-H-Systems des Klinikums sind zwar die Stammdaten der Patienten ab 1995, nicht aber die Aufenthaltsdaten der Patienten, die vor dem 1.7.1999 (Zeitpunkt der Einführung von SAP/IS-H) im Uniklinikum behandelt wurden, enthalten. Diese Daten werden über die Referenzdatenbank bereitgestellt. Über eine einfache Anfrage an die Referenzdatenbank nach Eintippen der Aufenthaltsnummer werden ohne merkbare Zeitverzögerung dem digitalen Archivsystem Patientennummer, Name, Vorname, Geburtsdatum oder ggf. weitere Patientendaten zur Verfügung gestellt. Dadurch wird der Indexierungsprozess auf ein Minimum reduziert und eine hohe Produktivität der Digitalisierung erreicht.
• Stammdaten für das Tumordokumentationssystem: Am IMBEI wurde in Zusammenarbeit mit dem Krebsregister Rheinland Pfalz ein interaktives Tumormeldungssystem für das Klinikum (ITMS) entwickelt. Der größte Teil der Patientenstammdaten-Felder des Meldeformulars können aus der Referenzdatenbank bereits vorbelegt werden, so dass unnötige Wiedereingaben von Patientendaten entfallen.
• Behandlungszusammenhänge für die Zugriffskontrolle im Kommunikationsserver: Die Transformation und Verteilung der Nachrichten im Kommunikationsserver (Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen des Klinikums) erfordert eine Zuordnung von Informationen zu den jeweils zuständigen Abteilungen. Dabei ist entscheidend, welche Abteilung an der Behandlung eines Patienten beteiligt ist oder war. Diese Information ist aus der jeweiligen Nachricht nicht zu ersehen. Durch eine Kopplung des Kommunikationsservers mit der Referenzdatenbank wird diese Zuordnung aus der Verlegungshistorie ermittelt und als Filterkriterium für die Transformation und Weiterleitung der Nachrichten verwendet.